Muchos dueños de un bar, una tienda o una pequeña consultoría prueban ChatGPT con una petición genérica y reciben un texto que no sirve. Funciona bien con tareas concretas, que se repiten cada semana y cuyo resultado puedes comprobar en un minuto. Estas son, con ejemplos de cómo pedírselas y los cuidados que debes tener con los datos.
Qué tareas de un negocio pequeño sí ahorra ChatGPT
- Correos y mensajes a clientes. Le cuentas en dos líneas qué quieres decir (un retraso en un pedido, un cambio de horario) y te devuelve un borrador educado que solo tienes que retocar.
- Respuestas a reseñas. Pegas la reseña sin el nombre de la persona y le pides una respuesta breve, en tu tono, que agradezca o que reconozca el fallo sin ponerse a la defensiva.
- Fichas de producto y publicaciones. Con las características básicas te prepara la descripción para la web, una versión corta para Instagram y otra para un cartel.
- Resúmenes de documentos. Subes un PDF largo (las condiciones de un proveedor, una convocatoria de ayudas) y le pides los puntos clave, los plazos y lo que te obliga a ti.
- Hojas de cálculo. Admite archivos .xls, .xlsx y .csv: puede resumir tendencias, detectar valores raros, hacer cálculos y crear gráficos de barras, líneas o sectores con tus ventas.
- Procedimientos internos. La lista de tareas para abrir el local, una guía para el primer día de un empleado o las preguntas frecuentes que te hacen por teléfono.
| Tarea | Qué le das | Qué revisas tú |
|---|---|---|
| Correo a un cliente | Qué ha pasado y qué ofreces | Fechas, importes y compromisos |
| Respuesta a una reseña | El texto de la reseña, sin nombres | Que no prometa nada que no vayas a cumplir |
| Ficha de producto | Medidas, materiales, precio y público | Que no invente características |
| Resumen de un PDF | El documento completo | Plazos y cifras contra el original |
| Análisis de ventas | Un Excel o CSV sin datos de clientes | Que los totales cuadren con tu programa de caja |
Cómo pedírselo para que acierte a la primera
La diferencia entre un texto inservible y uno aprovechable está en el contexto. Dile quién eres, para quién escribe, qué tono quieres y qué formato esperas. Si quieres profundizar, en la guía de prompts para ChatGPT tienes la estructura completa. Tres ejemplos que puedes copiar y adaptar:
Tengo una ferretería en un barrio de Valencia. Escribe una respuesta de 60 palabras a esta reseña de 2 estrellas, reconociendo la espera y sin excusas: [reseña]Resume este PDF en 8 puntos: qué me obliga a hacer, plazos con fecha y penalizaciones. Si algo no está claro, dímelo en vez de suponerlo.Con este Excel de ventas, dime qué tres productos han caído más respecto al trimestre anterior y haz un gráfico de barras por mes.
Pedirle que te avise cuando no sabe algo, como en el segundo ejemplo, reduce las respuestas inventadas, aunque no las elimina.
Qué conviene no delegarle
- Decisiones fiscales, laborales o legales. Te sirve para entender un documento o preparar preguntas, pero el cálculo de un IVA trimestral o una cláusula de un contrato los revisa tu gestor.
- Datos personales de clientes o empleados. Nombres completos, DNI, teléfonos, direcciones o datos de salud no deben ir en el chat.
- Respuestas que salen sin que nadie las lea. Un mensaje con un precio o una fecha equivocada enviado en tu nombre es responsabilidad tuya.
La Agencia Española de Protección de Datos recomienda no compartir con la IA datos personales de terceros ni información confidencial de la empresa, su personal o sus clientes, y usar casos ficticios cuando pidas ayuda. Antes de subir un Excel o un PDF, quita nombres, teléfonos y cualquier dato que identifique a alguien.
Cuidado con los datos de tus clientes
Cómo evitar que tus chats se usen para entrenar a ChatGPT
En los planes personales (Gratis, Go, Plus y Pro) puedes desactivar que tus nuevas conversaciones se usen para mejorar los modelos de OpenAI. En los planes Business y Enterprise, según la ayuda de OpenAI, el contenido no se usa para entrenar por defecto. En la app de Android o iPhone se hace así:
- 1
Abre la barra lateral
En la app de ChatGPT, abre la barra lateral donde aparecen tus chats.
- 2
Entra en tu perfil
Toca el icono de tu perfil y después «Configuración».
- 3
Busca los controles de datos
Entra en «Controles de datos».
- 4
Desactiva el entrenamiento
Desactiva «Mejorar el modelo para todos». Tus chats guardados no se borran; el cambio afecta a las conversaciones nuevas.
Para algo puntual también tienes el chat temporal: no aparece en el historial, no crea recuerdos y no se usa para entrenar, aunque OpenAI indica que puede conservarlo hasta 30 días por motivos de seguridad.
Proyectos: explica tu negocio una sola vez
Repetir en cada chat quién eres y qué vendes hace perder tiempo. Los proyectos de ChatGPT agrupan chats, archivos e instrucciones de un mismo tema, también en el plan gratuito. Crea uno para tu negocio, sube la tarifa, los horarios y un par de textos que te gusten, y escribe en sus ajustes instrucciones como «responde de tú, en frases cortas y sin emojis».
A fecha de octubre de 2026, el plan gratuito admite 5 archivos por proyecto, Go y Plus 25, y Pro, Business y Enterprise 40. Las instrucciones del proyecto solo se aplican dentro de él y tienen prioridad sobre tus instrucciones generales.
¿Qué plan necesita un negocio pequeño?
Para probar estas tareas basta el plan gratuito. Si lo usas a diario y trabajas con muchos documentos, los de pago admiten más archivos por proyecto; y si trabajáis varias personas con datos de la empresa, Business no entrena con vuestro contenido por defecto y el área de trabajo la gestiona su propietario. Precios y diferencias, en cuánto cuesta ChatGPT, Gemini y Claude.
Si quieres que parte de esto ocurra sin abrir el chat, mira los mensajes automáticos de WhatsApp Business y cómo automatizar tareas de tu empresa con IA. En Seonergy explican también cómo conectar la IA con el correo, la web y otras herramientas del negocio.
