Si tienes un negocio pequeño y atiendes a los clientes por WhatsApp, hay tres herramientas que te ahorran mucho tiempo y que vienen dentro de la app WhatsApp Business, sin coste: el mensaje de bienvenida, el mensaje de ausencia y las respuestas rápidas. Según la guía oficial de WhatsApp para pequeñas empresas, sirven para dar una respuesta rápida aunque estés ocupado y para contestar las preguntas de siempre con textos ya escritos.
Qué mensajes automáticos trae WhatsApp Business
| Herramienta | Cuándo se envía | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Mensaje de bienvenida | Solo, la primera vez que alguien te escribe | Saludar, presentar el negocio y decir qué te pueden preguntar |
| Mensaje de ausencia | Solo, cuando te escriben fuera de tu horario | Avisar de que estás cerrado y de cuándo vas a contestar |
| Respuestas rápidas | Cuando tú las eliges con un atajo | Contestar en segundos a las preguntas que se repiten |
Las dos primeras funcionan solas; las respuestas rápidas no se mandan por sí mismas, son plantillas que tú lanzas desde el chat. Todo esto es de la app gratuita. La plataforma de WhatsApp Business (la API, la de pago por conversación que usan las empresas grandes) es otra cosa, y te explicamos la diferencia en qué es WhatsApp Business y cuánto cuesta.
Antes de empezar: rellena el perfil y el horario
El mensaje de ausencia depende de tu horario, así que conviene dejarlo bien puesto primero. La guía oficial indica que el horario de apertura se rellena en el perfil de empresa, junto con la dirección, la categoría y la foto. Si el horario está mal, el mensaje de ausencia saltará cuando no toca.
WhatsApp cambia de sitio algunas opciones entre versiones y entre Android y iPhone. Si no ves exactamente lo que se describe abajo, busca dentro de los ajustes de la app el apartado de herramientas para empresas (en inglés se llama Business tools).
Los nombres de los menús pueden cambiar
Cómo poner el mensaje de bienvenida
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Abre el menú de la app
En WhatsApp Business, entra en los ajustes: en Android desde el menú de tres puntos de arriba y en iPhone desde la pestaña de ajustes de la parte inferior.
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Entra en las herramientas para empresas
Es el apartado donde están el perfil de empresa, el catálogo y los mensajes automáticos.
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Elige el mensaje de bienvenida y actívalo
Activa el interruptor y escribe el texto que quieres que reciba quien te escribe por primera vez.
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Revisa a quién se envía y guarda
Si la app te deja elegir destinatarios, decide si va a todo el mundo o solo a quien no tienes en la agenda. Después guarda los cambios.
Un ejemplo que funciona: «¡Hola! Gracias por escribir a Panadería Lucía. Dinos qué necesitas y te contestamos enseguida. Si quieres hacer un encargo, indícanos el día y la hora de recogida». Corto, con el nombre del negocio y diciendo qué hacer a continuación.
Cómo programar el mensaje de ausencia
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Vuelve a las herramientas para empresas
Desde los ajustes de WhatsApp Business, entra otra vez en el mismo apartado.
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Elige el mensaje de ausencia y actívalo
Activa el interruptor para que se envíe solo.
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Escribe el texto con la hora de vuelta
Di siempre cuándo vas a contestar. Es lo que recomienda la propia guía de WhatsApp para que el cliente sepa a qué atenerse.
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Elige cuándo se envía y guarda
Lo normal es que salte fuera del horario comercial que pusiste en el perfil. Si la app te ofrece un horario personalizado, úsalo para vacaciones o días de cierre, y guarda.
Ejemplo: «Gracias por tu mensaje. Ahora estamos cerrados; abrimos de lunes a sábado de 8:00 a 14:00 y te responderemos a primera hora». Acuérdate de cambiarlo si cierras por vacaciones o en festivos locales.
Cómo crear y usar respuestas rápidas
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Abre las respuestas rápidas
Están en el mismo apartado de herramientas para empresas, con el nombre de Respuestas rápidas.
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Añade una respuesta nueva
Escribe el mensaje completo y ponle un atajo corto y fácil de recordar, por ejemplo /horario, /precios o /envio.
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Úsala en cualquier chat
Cuando un cliente pregunte, escribe la barra y el atajo en el cuadro de texto, elige la respuesta que aparece y envíala. Puedes retocarla antes de mandarla.
La guía oficial sugiere preparar respuestas rápidas para lo que más te preguntan. Estas son las más útiles en una tienda o un negocio de servicios:
- Horario y ubicación, con el enlace al mapa.
- Precios o la tarifa de los servicios más pedidos.
- Plazos y gastos de envío.
- Formas de pago que aceptas (Bizum, tarjeta, efectivo).
- Confirmación de pedido o de cita.
- Devoluciones y recogida en tienda.
Cómo escribirlos para que no suenen a robot
WhatsApp propone una estructura sencilla para las respuestas: saludo con el nombre, una respuesta clara y un siguiente paso (una pregunta concreta o una acción). Aplicada a los tres tipos de mensaje:
- Escribe como hablarías en el mostrador, de tú o de usted según tu clientela.
- Pon una sola idea por mensaje; si hay mucho que contar, divide en varias respuestas rápidas.
- Termina con algo que el cliente pueda hacer: elegir un día, mandar una foto o ver el catálogo.
- En el mensaje de ausencia, indica siempre cuándo vas a responder.
- Repasa los textos cada temporada: horarios de verano, rebajas o cambios de precios.
- Si te cuesta redactarlos, pídeselos a ChatGPT con el tono de tu negocio; tienes ideas en cómo pedirle las cosas a ChatGPT para que acierte.
¿Y si quiero respuestas con IA o un bot de verdad?
Los mensajes automáticos de la app son textos fijos: no entienden lo que pregunta el cliente ni contestan cosas distintas según el caso. Para un asistente que responda con IA, tome pedidos o reserve citas hace falta la plataforma de WhatsApp Business conectada a otras herramientas. Si te interesa ese paso, en Seonergy explican cómo funciona la automatización con IA para atender clientes.
Y si quieres ver qué más tareas del día a día se pueden automatizar sin saber programar, tienes una guía en cómo automatizar tareas de tu empresa con IA.
